Не злити бюджет та репутацію: як запланувати івент, що запам’ятається
Спікерка:
Ірина Чимирис
Засновниця та керівниця Chymyrys Event Production. За 10+ років роботи у сфері івент-маркетингу вона організувала понад 200 заходів різного масштабу — і переконана: живий досвід запам’ятовується найкраще. А яким саме він буде — залежить від організації.
Як створювати події, що стають початком партнерств, підсилюють лояльність і формують довіру до бренду — на зустрічі в UK сomms сlub розповіла Ірина Чимирис, засновниця та керівниця Chymyrys Event Production. За 10+ років роботи у сфері івент-маркетингу вона організувала понад 200 заходів різного масштабу — і переконана: живий досвід запам’ятовується найкраще. А яким саме він буде — залежить від організації.
Що потрібно врахувати, щоб івент працював на бізнес
— починається з чотирьох запитань:
- Які терміни?
- Який бюджет?
- Яке бачення?
- І головне — навіщо це потрібно?
Тобто, перш ніж шукати локацію чи замовляти кейтеринг, варто чітко зрозуміти: яку бізнес-задачу має вирішити подія? Це може бути PR і репутація, залучення нових партнерів, підтримка продажів тощо.
Ціль визначає все: формат, таймінг, гостей, програму, інструменти комунікації до / під час / після події і навіть фон на фотозоні.
«Кожна подія — це трансляція цінностей бренду та бізнесу. Те, як компанія проводить заходи, те як вона поводиться на заході, говорить більше, ніж будь-який рекламний слоган», — зазначила Ірина.
Внутрішні події, за її словами, не менш важливі — тімбілдинги, корпоративні зустрічі, святкування — віддзеркалюють корпоративну культуру.
«Це прояв турботи та обʼєднання команди навколо спільної мети, сенсів та цінностей. Якщо бізнес інвестує в емоції команди — він інвестує в результат. Бо натхненні люди створюють великі проєкти», — переконана Ірина Чимирис.
Із чого реально складається бюджет події — і де ховаються витрати
Одна з найпоширеніших помилок організатора — недооцінити вартість події. З боку може здаватися, що значних витрат не передбачається: місце, техніка, кава. Але левову частку бюджету з’їдають «невидимі» елементи.
Як зазначає Ірина Чимирис, бюджет заходу зазвичай має таку структуру:
- 39%технічне забезпеченняЦе звук, світло, відео, трансляції, сценічне обладнання. Якщо гостям не чути або погано видно — враження зіпсовано ще до виходу спікера.
- 28%те, що працює на брендФотозони, оформлення, друкована та сувенірна продукція, хостес, привітання, загальна гостинність. Саме це створює впізнаваність, «wow-ефект» і бажання ділитися подією у соцмережах.
- 16%кейтерингЇжа і напої — важлива частина досвіду. Навіть найпрофесійніша конференція втратить бали, якщо після неї всі вийдуть голодні. Якість і подача мають не менше значення, ніж меню.
- 10%організація заходуЦе витрати на підготовку, комунікацію, координування, оформлення документів, дозволи. Це те, що забезпечує «невидиму» частину. Тобто рутинні процеси, без яких усе «посиплеться».
- 4%команда подіїЛюди, які створюють і керують процесом — менеджери, координатори, продюсер, smm-команда та інші. Без них нічого не відбудеться вчасно.
- 2%логістикаТрансфери, доставка техніки та реквізиту, іноді — поселення гостей або команди. Це лише кілька відсотків, але без них подія просто не почнеться.
Що робить бізнес-івент дорогим, і на чому не варто заощаджувати
«Захід — це дорого. Дієвий захід — ще дорожче. Бо це обличчя вашої компанії / бренду», — наголошує керівниця івент-агенції.
Поганий звук, холодна кава, затримки в таймінгу чи ведучий-непрофесіонал — це не просто про незручності. Це показує, що компанія або не вміє організувати процес, або не поважає своїх гостей. У бізнесі такі речі болюче б’ють по репутації.
Фахівчиня засвоїла ці уроки на власних кейсах. Ось на чому економити вона не рекомендує, навіть якщо здається, що «і так зійде»:
- Люди — хостес, гардеробники, охоронці, координатори тощо;
- Візуальне оформлення заходу — стяжки, банери, бейджі і все, до чого торкаються руки гостя;
- Враження — звук, сцена.
«Люди можуть забути слова. Але вони ніколи не забудуть, як ви змусили їх себе почувати. Робіть не просто івенти. Створюйте досвід, який захочеться згадати. І ще краще — яким захочеться ділитись!» — радить Ірина Чимирис.
Для успішних брендів івент — давно не розвага, а стратегічний хід. Якщо все зроблено якісно — захід працює довше, ніж день події — генерує контент, створює інфоприводи, залишає емоцію, яка перетворюється на лояльність.
Учасники зустрічі в UK Comms Club 6 травня долучились до збору благодійного фонду «Тихо» «Світлом до світла» для 15 підрозділів СОУ, зокрема на автомобілі та РЕБи.
Вдалося зібрати 19 430 грн.
Щоб долучитися до UK comms club — спільноти колег і однодумців, реєструйтесь
Поділитись