Етика та етикет онлайн-комунікацій: поради, фрази-подразники та особливості міжкультурного спілкування
Спікер:
Ольга Наконечна
Засновниця та директорка освітнього центру «Школа ділової етики та етикету», запрошена лекторка Дипломатичної академії України ім. Г. Удовенка при МЗС.
Як налагодити контакт з партнерами, особливо з інших країн, враховуючи правила етичного ділового спілкування? Яких фраз у листах потрібно уникати та що враховувати в міжкультурній комунікації?
На ці запитання під час онлайн-зустрічі UK comms club відповіла Ольга Наконечна, засновниця та директорка освітнього центру «Школа ділової етики та етикету», запрошена лекторка Дипломатичної академії України ім. Г. Удовенка при МЗС.
Інформація в діловому листі має бути офіційною (ви пишете його як представник певної компанії), адресною, актуальною, об’єктивною, перевіреною, аргументованою і повною.
Поле «Тема листа» завжди має бути заповненим, коротким, без знаків питання чи оклику. Кожен діловий лист має структуру: перший абзац – вітання, другий – вступ, далі йде основна частина, наостанок – висновки.
Не нехтуйте зверненнями за правилами ділової етики: «Шановний …», «Добрий день». Враховуйте титульну ввічливість: звертайтесь за титулом, професійною приналежністю.
Якщо потрібно дати в листі негативну відповідь, це слід робити аргументовано й доброзичливо. І пам’ятайте, що один лист присвячується одному питанню.
Лист треба завершувати закликом до дій або певним запитанням, щоб відбулась подальша комунікація.
Усі листи завжди підписуйте: ваше ім’я, прізвище, за потреби – по батькові, посада або ранг, установа, яку ви представляєте, контакт.
- Пишіть листи короткими реченнями та абзацами.
- Речення мають бути не лише лаконічними, а й у логічній послідовності.
- Граматика важлива, тому вичитуйте тексти.
- Уникайте жартів, смайликів.
- Уникайте написання слів великими літерами (капслок).
- Не використовуйте слів іншомовного походження (пофіксити, зам’ютити).
Неприпустимі фрази у діловому листуванні
Існують так звані вирази-подразники в діловому онлайн-спілкуванні: «Як ваші справи?», «АСАП (з англ. ASAP – якнайшвидше)», «Ми вас почули», «На відміну від вас», «Вас це точно зацікавить», «Дякую за розуміння!». Наприклад, слова «Дякую за розуміння!» означають намагання вплинути на ухвалення позитивного рішення на вашу користь.
Етика використання месенджерів
- 1Поважайте статус співрозмовника, коли його краще не турбувати.
- 2Наприкінці бесіди прощайтесь, не залишайте чат без попередження.
- 3Будьте обережними в тому, що ви пишете.
- 4Завжди дотримуйтесь правил робочого часу. Зазвичай це з 9:00 до 18:00, максимум до 19:00. Інший час – особистий, людина має право вам не відповідати.
Не використовуйте голосові повідомлення у діловому спілкуванні. Це припустимо лише якщо ви домовились про таку форму комунікації.
Міжкультурна комунікація – форма вербальної та невербальної взаємодії представників різних культур, моральних систем, світоглядів, релігій. Якщо не враховувати особливості міжкультурного спілкування, ми можемо не досягнути домовленостей або наші комунікації будуть неефективними.
Соціолог Річард Льюїс виділив три типи культур: моноактивні, поліактивні та реактивні. Основний принцип в основі цього поділу – їхня діяльність у часі.
Моноактивні культури орієнтовані на планування та виконання завдань (це північноєвропейські країни, західноєвропейські, частина країн Центральної Європи, США, Австралія та Британія). Вони спокійно сприймають критику.
Поліактивні культури орієнтовані на людей та на організацію діяльності за ступенем важливості того чи іншого заходу в конкретний момент (це східноєвропейські країни, латиноамериканські, арабські, африканські та південноєвропейські).
Реактивні культури орієнтовані на збереження поваги, їм важлива реакція партнера (народи Східної та Південно-Східної Азії, частина Індії). Вони не сприймають критику.
Вчений Едвард Голл розділив культури згідно контексту комунікацій. У країнах з низьким контекстом спілкування (США, Канада, Швеція, Німеччина, Фінляндія, Нідерланди, Британія, Данія, Польща, Литва, Латвія та Чехія) комунікація є точною, простою і зрозумілою; повідомлення без підтексту; повторення лише для уточнення.
У країнах з високим контекстом спілкування (Японія, Корея, Китай, Сингапур і Танзанія) комунікація є тонкою, з нюансами й підтекстами. Повідомлення «читаються» між рядків.
Головна порада щодо міжкультурної комунікації: фіксуйте на папері всі домовленості та чітко проговорюйте свої обов’язки, дати виконання тощо. І враховуйте відмінності у висловленні/сприйнятті критики різними культурами.
Щоб долучитися до UK comms club — спільноти колег і однодумців, реєструйтесь
Вартість участі в клубі – 500 грн/міс
Поділитись